Živnostníci si mohou datovou schránku zřídit dobrovolně a to zdarma. Zákon jim zatím neukládal povinnost zasílat státním orgánům předepsané listiny elektronicky. Mohli se sami rozhodnout, zda vyplní papírový tiskopis ( případně elektronický formulář s následným vytištěním ) a doruči jej na podatelnu, či zašlou klasickou poštou a nebo zvolí elektronickou formu komunikace. Postup, kdy po vyplnění elektronického formuláře je tento vytištěn, doručen úřadu, aby poté úředník zase vstupoval údaje z formuláře do počítačového systému, není efektivní. Proto stát bude logicky uplatňovat nástroje, jak živnostníky a v budoucnu možná i občany přimět k tomu, aby elektronicky vzniklý formulář v této podobě odeslali. Otázkou je, jak nahradit podpis oprávněné osoby. Nabízejí se dvě možnosti:
Datová schránka
Datová schránka jednoznačně identifikuje osobu odesilatele a dokument zaslaný datovou schránkou je státními orgány akceptován jako dokument podepsaný odesílající osobou. To znamená, že samotná příloha nemusí být opatřena zaručeným elektronickým podpisem. Tento postup ovšem nelze použít, pokud je požadován úředně ověřený podpis. Pro většinu různých hlášení ovšem stačí "obyčejný podpis" a tak datová schránka plně vyhoví. Pro podnikatele to tedy znamená, zajít na nejbližší místo CzechPoint a požádat o zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby. Během několika málo dnů obdrží poštou přihlašovací údaje do datové schránky a je připraven s úřady komunikovat elektronicky. Odeslat hlášení pak znamená vyplnit příslušný formulář, které úřady nabízejí na svých webových stránkách ke stažení ve formátu pdf nebo xml, a následně jej odeslat jako přílohu datové zprávy do datové schránky úřadu. Každá mince má rub a líc.
Zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby přináší pohodlí a úsporu při odesílání formulářů úřadům, ale zároveň ukládá úřadům povinnost, aby veškeré listiny související s podnikáním fyzické osoby zasílali do datové schránky podnikatele - fyzické osoby. Důležité listiny tedy obdržíte v elektronické podobě. Většinou půjde o formát pdf opatřený elektronickým podpisem. To má svá úskalí. Jednak mnohdy potřebujete listinu v papírové podobě a jednak archivace elektronických dokumentů lze laicky jen stěží zajistit. Bude Vás to tedy stát náklady pro konverzi dokumentů a poplatky za službu "Datový trezor". Většina živnostníků něvěří elektronickým listinám a dávají přednost tomu, co je stvrzeno na papíře. Tento konzervativní přístup je nejen léty osvědčený, ale zároveň i odolný vůči bezpečnostnímu selhání počítačových systémů. Elektronicky podepsaný pdf dokument je možno konvertovat do listinné podoby autorizovanou konverzí na žádost. Tuto službu poskytuje na svých přepážkách Česká pošta. Přístup do CzechPoint mají i notáři. Cena je stejná, notáři jsou ovšem v drtivé většině plátci DPH. Notáři na rozdíl od České pošty vám ovšem mohou nabídnout i nadstandardní službu - zašlete jim dokument e-mailem nebo datovou zprávou a listinu s ověřovací doložkou dostanete na Vaši adresu poštou. Samozřejmě je potřeba podmínky komunikace a způsob úhrady dohodnout s notářem. Máte-li zájem, je možno nezávazně
Objednat zasílání autorizovaných konverzí.
Tím problém obdržených elektronických dokumentů zcela vyřešíte.
Elektronický podpis
Elektronický podpis je způsob, jak opatřit svým podpisem elektronickou listinu a to i v případě, kdy je vyžadován úředně ověřený podpis. Na rozdíl od datové schránky už to není zdarma a rovněž zasílání elektronických dokumentů jinak než datovou schránkou, přináší určité obtíže. Vyřídit elektronický podpis je možno rovněž na přepážce České pošty a nebo na přepážce První certifikační autority. Při prvním pořízení budou náklady cca 1800,- Kč, kdy Vám bude vydán USB token nebo čipová čtečka s čipem, na kterém je Váš kvalifikovaný certifikát. Platnost certifikátu je 12 měsíců a jeho obnova Vás bude stát každý rok cca 450,- Kč. Zatímco používat datovou schránku přes webový prohlížeč je i pro laika snadno dostupné, instalovat kvalifikovaný certifikát do počítače již vyžaduje určité znalosti. Některé instituce akceptují elektronicky podepsané dokumenty zaslané na jejich e-mailovou podatelnu. Není tomu tak u České správy sociálního zabezpečení, kde musite svůj certifikát předem registrovat a použít jejich speciální rozhraní elektronické podatelny VREP.
Žádné komentáře:
Okomentovat